BAŞARILI BİR FUAR İÇİN YAPILMASI GEREKENLER


Başarılı bir fuar katılımı, ancak doğru planlama ve iyi bir takip ile gerçekleştirilebilir. Fuar takibinin başarıya ulaşması için, fuarın her aşaması planlanmalı, görev alacak kişiler belirlenmeli ve görev tanımları açık bir şekilde yapılmalıdır.

A. FUAR ÖNCESİNDE YAPILMASI GEREKENLER

a. Hedeflerin Belirlenmesi Aşağıda belirtilen genel geçer hedeflere bakarak, kendi firmanız için, fuara dair beklentilerinizi belirleyebilirsiniz. Unutulmaması gerekir ki, bu planlamalar fuardan önce tamamlanmalı ve sıkı takip edilmelidir. Hedefler, yönetim ile birlikte kararlaştırılmalı ve bu hedefler fuar öncesinde, fuar standında görev alacak ekibe tüm hatlarıyla aktarılmalıdır. Fuar katılımında temel hedefler şu şekilde özetlenebilir:

-Kaliteli fuarlarla satışları arttırmak ve yeni siparişler almak

-Yeni ürünleri ya da hizmetleri tanıtmak

-Mevcut müşterilerle ilişkileri geliştirmek

-Yeni müşteriler kazanmak

-Pazar araştırmaları düzenlemek

-Firmaların iletişim kurulabilecek kişilerine ait kontak bilgileri elde etmek

-Yeni pazarlar ya da ülkelere açılmak

-Satış sürecini hızlandırmak

-Medya desteği kazanmak

-Rekabeti kontrol etmek

-Ziyaretçilere eğitim düzenlemek

-Yeni eleman almak

b Hedef Kitlenin Belirlenmesi Nihai tüketiciler, toptancılar ve perakendeciler, acenteler, tedarikçiler, basın ve halk, hedef kitle olarak tanımlanabilir. Katılımınızı planlarken, bu fuardaki hedef kitlenizi belirlemek, öncelik arz etmelidir. İletişim kavramının (reklam mesajı, reklam malzemesi ve fuar ekibinin oluşturulması) ana hatları belirlenirken, hedef kitle tanımı ön planda tutulmalıdır. Örneğin Bahreyn’de düzenlenen ve nihai tüketicilerin de ziyaret ettiği Jewellery Arabia ile yalnızca sektör mensuplarının ziyaret etiği Istanbul Jewelry Show’da hedef kitleler farklılık gösterebilir. Farklı türde fuarlar, farklı hazırlıklar gerektirebilir.

c. Pazar Hakkında Bilgi Toplanması Fuara katılmadan önce, söz konusu fuar, ülke ve pazar hakkında temel bilgilerin toplanması gerekir. Pazar araştırması, bölgesel, ulusal ve uluslararası araştırmalara dayanmalıdır. Belirlenen sektör ile bağlantılı olarak, faal destekleyici ortak olabilecek ulusal ve uluslararası ticari derneklerin listesinin yapılması faydalı olacaktır. Pazar araştırmaları, muhtemel katılımcı ve ziyaretçilerin, ihtiyaç ve isteklerini daha iyi bilmek ve sektördeki son gelişmeleri fuar konseptine entegre edebilmek amacıyla gereklidir.

Pazar hakkında bilgi toplarken öncelik verilmesi gereken konular şu şekilde özetlenebilir: -Sektör ve ülke hakkında bilgi edinmek

-Rekabetin gözlenmesi (rakiplerin fiyat ve ürün politikası hakkında bilgi edinmek)

-Rekabet koşullarını gözlemlemek

-Hedef kitle içinde yer alan grupların davranışlar ve talepleri hakkında bilgi toplamak (Talep edilen ayar grupları, altın ve pırlanta vs gibi)

-Hedef kitlenin yeniliklere karşı yaklaşımı hakkında bilgi edinmek

-Pazardaki boşlukları belirlemek

-Pazardaki eğilimler ve yenilikler hakkında bilgi edinmek

-Pazar ile ilgili ihracat olanaklarını araştırmak

d. Yetkilendirmelerin Yapılması ve Personel Planlaması Fuar ekibi oluşturulurken de hedefler ve hedef kitle göz önünde bulundurulmalıdır. Yeni tedarikçiler arıyorsanız, “satın alma” bölümünden yetkililerin fuarda bulunması, doğru olacaktır. Diğer taraftan, teknik sunumların ağırlıklı olduğu bir fuarda, “araştırma-geliştirme” bölümünden sorumlu kişilerin de fuarda bulunması, avantaj sağlayacaktır. Standınızda çalışacak personeli seçerken, bu işte tecrübeli ve istekli olanlar tercih edilmelidir. Birden fazla dil bilen çalışanlara sahipseniz, bu size puan kazandırır. Eğer büyük bir standınız varsa ve stand ekibiniz (üst düzey yönetici, satış-pazarlama uzmanları, teknik destek çalışanları gibi) kalabalık ise, potansiyel müşteriler ile anlaşma sürecini hızlandırır.

Ziyaretçiler, fuarın genelinden çok, stand görünümünü ve yapısını hatırlar. Şirketinizin imajını yansıttığı için, çalışanlarınızın dış görünümü çok önemlidir. Bunun yanında, stand personelinizin yerel dili konuşabiliyor olması da oldukça önemlidir. Fuar süresince, standınızda görev alacak bir tercüman olması işinizi kolaylaştıracaktır.

Çalışanlarınızın, bir arada, uyum içinde çalıştığını, ürünleriniz hakkında bilgi sahibi olduklarını yansıtmanız faydalıdır. Fuar ekibini bir araya getirerek, “fuar öncesi toplantısı” yapmak gereklidir.

Şirket hedeflerini göz önünde bulundurarak, stantta çalışacak kişilere, başarmaları için bir hedef verin. Ekibinize, fuar süresince nasıl etkili çalışacaklarını gösterin ve müşteri üzerinde pozitif etki bırakmak için, sadece birkaç saniye süreleri olduğu gerçeğini vurgulayın. Bu nedenle, her zaman hazırlıklı olmaları gerektiğini belirtin. Olumsuz bir izlenimin düzeltilmesi uzun zaman gerektirir. Çalışanlarınıza vereceğiniz eğitimin kalitesi, başarıya ulaşmanızda büyük rol oynayacaktır.

e. Fuar Esnasında ve Sonrasında Kullanılacak Reklam Materyallerinin Hazırlanması Reklam Mesajı Reklam mesajınız, alıcıya, kar ve/veya benzersiz bir servis vaat etmelidir. Ürün hakkında verilecek bilgi, hedef kitle göz önünde bulundurularak hazırlanmalı, tüketiciye hitap eden bilgiler, basit ve kolay anlaşılabilir, alıcılara hitap eden bilgiler ise daha teknik içerikli olmalıdır.

Reklam Materyalleri Öncelikle, fuarda hangi reklam materyallerinin (broşür, el ilanı, sergilenen ürünlerin fotoğrafları vb.) kullanılacağına karar verilmelidir. Seçilen reklam materyallerinin içeriği ve görünümü, hedef kitlenin talepleri ile örtüşmelidir.

B. FUAR ESNASINDA YAPILMASI GEREKENLER

a. Ziyaretçilerin Karşılanması, Kontakların Kurulması ve Geliştirilmesi Ziyaretçilerin %86’sının satın alma gücü olduğu, birçok fuar için geçerli bir olgudur. Bu nedenle, standınıza gelen herkese potansiyel müşteri gibi davranmak, akıllıca bir pazarlama uygulamasıdır. Unutmayınız ki, bir kişi sizi ziyaret ediyorsa, o kişinin şirketinize veya ürünlerinize karşı bir ilgisi vardır. Bu ilgiyi pozitif bir ilişkiye çevirmek, fuar ekibinizin çabası ile gerçekleşecektir. Araştırmalara göre alıcıların %94’ü, en iyi ürünü bulabilmek için, benzer ürünleri karşılaştırmaktadır. Bu karşılaştırmaların çoğu, çalışanlarınızın davranışlarına ve ürünleri sunuş biçimlerine bağlıdır. Bu nedenle, çalışanlarınıza, müşterilere karşı kibar, ürün hakkında bilgili, açıklamalarında kısa ve öz olmalarını hatırlatın. Ziyaretçiler, bir yandan ekiptekilerin, ürünler ve şirkete dair bilgilerini test ederken, bir yandan da çalışanlarınızın davranışlarını kontrol ederler. Ekibinizde yer alanlar, bu sorumluluğun bilincinde olmalıdırlar.

Fuarlar ile ilgili başka bir önemli nokta, ziyaretçilerin sadece %15’lik bölümünün, satış ekibiyle doğrudan muhatap olmayı tercih ettiğidir. Birçok ziyaretçi, çalışanlarla doğrudan muhatap olmak istemektedir. Fuarları ziyaret eden, ancak memnun olmayan ziyaretçiler üzerinde yapılan bir araştırmaya göre: %16’lık kesim, fuar satış ekibinde görevli kişilere güvenmiyor veya onlarla muhatap olmaktan hoşlanmıyor.

Öneri: Fuar süresince, ekibinizdekilerin zinde olması, dolayısıyla müşterilerle iyi temas kurabilmesi ve samimi olabilmesi için, verilecek araların iyi planlanması gerekmektedir. Öte yandan çalışanlarınıza, ziyaretçilerin yüz ifadelerini okumayı ve bekleyen kişileri selamlamaya çalışmasını hatırlatın. %28’i, standa geldikleri zaman, kimsenin, kendilerine yardımcı olmadığını söylemiştir.